Organisatie codes - Bonnefanten hét kunstmuseum van Limburg

Governance Code Cultuur

De raad van toezicht (rvt) en de directie volgen de beginselen van deugdelijk bestuur en best practice bepalingen zoals omschreven in acht principes van de Governance Code Cultuur. De acht principes worden als volgt toegepast:

In het vierjarig beleidsplan Een nieuwsgierig museum voor een nieuwsgierig publiek (2021-2024) staat beschreven hoe het Bonnefanten de maatschappelijke doelstelling uitvoert en vormgeeft. Het museum is maatschappelijk bewust, transparant over doelen, keuzes en de financiële gezondheid van de organisatie.
Op de website staat op welke wijze het Bonnefanten de Governance Code Cultuur toepast.
Directieleden en toezichthouders zijn onafhankelijk en handelen integer. Toezichthouders en leden van de directie vermijden elke vorm van belangenverstrengeling. De rvt ziet hierop toe. De directie vraagt de raad instemming voor hun nevenfuncties. De leden van de raad van toezicht informeren elkaar over nevenfuncties. Het jaarverslag vermeldt de nevenfuncties van de leden van de raad van toezicht en de directie.
Directie en toezichthouders zijn zich bewust van hun eigen rol en de onderlinge taakverdeling, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en handelen daarnaar. De raad van toezicht heeft een auditcommissie, Remuneratiecommissie en een commissie Governance ingesteld, samengesteld uit de leden van de raad.
Er zijn reglementen voor de raad van toezicht, voor de directie en ten behoeve van de commissies. Hierin staan de taken, bevoegdheden en werkwijze van diverse gremia helder beschreven.

Raad van toezicht

De raad van toezicht (rvt) voert zijn toezichthoudende-, adviserende- en werkgeversrol op een professionele en onafhankelijke wijze uit.
Een verslag van de rvt maakt onderdeel uit van het jaarverslag.
De rvt vergadert vier tot vijf keer per jaar.
De rvt is verantwoordelijk voor zijn eigen functioneren. De raad bespreekt zijn functioneren ten minste eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van de directie.
De rvt is verantwoordelijk voor zijn samenstelling: hij waarborgt deskundigheid, diversiteit en onafhankelijkheid. De raad van toezicht is breed samengesteld met achtergronden in openbaar bestuur, financiën, accounting, good governance en cultuur. Vacatures in de rvt worden openbaar gemaakt. Ambitie is om de rvt in de toekomst nog diverser te maken en daarmee een nog betere afspiegeling te zijn van de maatschappij.
Alle voor de organisatie belangrijke beslissingen en strategische documenten worden door de directie vastgesteld en ter goedkeuring voorgelegd aan de rvt.

De raad van toezicht zal ook de komende periode de principes en de aanbevelingen van de Governance Code Cultuur als leidraad nemen en beoordelen of er veranderingen doorgevoerd moeten worden en waarom. Waar nodig zal een implementatieplan gemaakt worden waarbij rekening gehouden wordt met de borging binnen het museum.

Directie

De directieleden zijn verantwoordelijk voor de algemene en dagelijkse leiding, het functioneren en de resultaten van de organisatie. Dit wordt geëvalueerd in jaarlijkse POP-gesprekken van de rvt en de directieleden. Indien nodig verbeteren de leden van de directie zich.

De directie gaat zorgvuldig en verantwoord om met de mensen en de middelen van de organisatie.
Er zijn regelingen opgesteld voor het melden van misstanden conform de relevante wetgeving. Er is een vertrouwenspersoon. Uitgangspunt is ‘no surprises’, wat betekent dat informatie ruimhartig wordt gedeeld, ook als er sprake is van toelaatbare handelingen.
Er zijn gedegen procedures voor risicobeheersing en controle. Het jaarverslag biedt inzicht in de toepassing van de procedures.

De Fair Practice Code

Nog voor de landelijke introductie ervan, vormden de doelen en uitgangspunten van de Fair Practice Code (FPC) al een belangrijke basis voor de samenwerking met kunstenaars in het Bonnefanten. Als kunstenaarsmuseum heeft het Bonnefanten dan ook vanzelfsprekend in het voorjaar van 2017 als een van de eerste Nederlandse musea de richtlijn kunstenaarshonoraria onderschreven. Daarnaast wijzen wij onze (culturele, museale etc.) partners actief op deze richtlijn en zijn wij blijvend in gesprek met onze kunstenaars, gastcuratoren en andere opdrachtnemers over dit onderwerp. De kernwaarden van de Fair Practice Code - duurzaamheid, solidariteit, transparantie, diversiteit en vertrouwen - worden door ons onderschreven.

Het is van belang de Fair Practice Code blijvend te analyseren en evalueren; passen we de FPC nog steeds goed genoeg toe, spreken we elkaar aan op de uitvoering ervan, wordt erop gelet bij inhuur en advies? Deze check vindt jaarlijks plaats, opdat deze code levend en actief blijft in de organisatie. We zullen nog meer laten zien dat we de FPC van belang vinden en noodzakelijk voor de sector, bijvoorbeeld door vermelding op de website.

We leven de Fair Practice Code na. Dat blijkt uit de volgende zaken:

We houden ons te allen tijde aan de CAO Provincies, aan de richtlijn kunstenaarshonorarium en de richtlijn functie- en loongebouw presentatie-instellingen voor beeldende kunst én aan de afspraken in het kader van auteursrechtvergoedingen;
We sluiten met vrijwilligers en stagiaires contracten af;
Alle vereiste verzekeringen zijn afgesloten;
We stimuleren opleiding en zelfontplooiing van medewerkers;
We stimuleren in-, uit- en doorstroom van medewerkers en faciliteren dat zo goed mogelijk;
Werkdruk heeft de aandacht binnen de organisatie;
We zorgen voor een goede werkomgeving waarbij rekening wordt gehouden met ARBO-voorschriften en de RI&E;
We zorgen voor een veilige werkomgeving en werken met een externe vertrouwenspersoon;
Binnen diverse externe gremia delen we onze kennis en expertise;
Onze financiële verslaggeving en jaarverslag zijn transparant;
Diversiteit en inclusie hebben de aandacht en zijn thema’s waaraan wij concrete acties verbinden. (zie verder Code Diversiteit & Inclusie)

Code Diversiteit & Inclusie

We zijn ons ervan bewust dat een inclusief museum unieke ervaringen en onderbelichte perspectieven naar voren brengt. Dat is een verrijking voor de kwaliteit van ons werk, maar ook voor het cultuurlandschap en voor de samenleving in het algemeen. Daarnaast zijn er in zakelijk opzicht veel voordelen van een inclusieve organisatie.

Ons streven is het stimuleren van een inclusieve cultuur zowel achter de schermen van het museum als in het museum zelf: iedere bezoeker, kunstenaar, samenwerkingspartner en medewerker moet zich welkom, veilig en geaccepteerd voelen. Daarbij moeten mensen vooral als individuen met een meervoudige identiteit worden benaderd en niet als vaststaande onderdelen van een collectief op basis van slechts één laag van die identiteit.

In 2019 is de Scan Diversiteit & Inclusie ingevuld (november 2019). Hieruit bleek dat we nog stappen moesten zetten op verschillende vlakken binnen de organisatie. In 2020 en 2021 stelden we een beleidsplan Diversiteit & Inclusie op, een dynamisch document dat we nu uitrollen, en is de raad van toezicht meer divers van samenstelling geworden, evenals het personeelsbestand. Bovendien kijken we actief naar meer diversiteit in programmering en partners. Tevens hebben we op 10 maart 2022 de Charter Diversiteit ondertekend en als initiatiefnemer van Musea Bekennen Kleur delen we met onze peers valkuilen, vergezichten en activiteiten. Zo blijven wij stappen zetten op de diversiteitsladder.

De Ethische Code voor Musea

ICOM (International Council of Museums) stelde in 2004 de Ethische Code voor Musea vast tijdens de 21^ste Algemene Ledenvergadering van de ICOM te Seoul. De Ethische Code voor Musea biedt een instrument voor professionele zelfregulering op een aantal gebieden waar het museum een specifieke deskundigheid en verantwoordelijkheid heeft, en waarmee de nationale wetgeving zich niet of niet voldoende bezighoudt. De Code legt minimumnormen vast voor de handelwijze en het prestatieniveau van museummedewerkers en anderen die tot de museale beroepsgroep gerekend worden. De Code legt ook vast wat het publiek redelijkerwijs mag verwachten van het museale beroepsveld. Het Bonnefanten volgt de Ethische Code voor Musea op de volgende wijze:

De directie van het Bonnefanten is verantwoordelijk voor het behoud, beheer en de presentatie van het culturele erfgoed van het museum.
Tevens draagt directie zorg voor voldoende financiering om de doelen van het museum uit te voeren en voor experts om dit erfgoed op verantwoorde wijze te beschermen en ontsluiten. De raad van toezicht houdt toezicht op deze processen en activiteiten.
De directie is verantwoordelijk voor de verwerving van de collectie en het (wetenschappelijk) onderzoek ernaar, om vervolgens dit wereldkundig te maken. De collectie is afdoende gedocumenteerd en beschermd, en is toegankelijk voor derden via digitale middelen.
Ten behoeve van afstoting van kunstwerken en/of ontzamelen worden alle regels en procedures die daartoe in het leven zijn geroepen in acht genomen.
De herkomst van werken wordt serieus onderzocht en gerespecteerd. Acties die hieruit volgen worden met inachtneming van wet- en regelgeving uitgevoerd.
De directie zorgt voor ontsluiting van de collectie én educatieve programma’s inclusief het betrekken van het publiek hierbij.
De door het museum geïnitieerde activiteiten, van fondsenwerving tot educatie en participatie, druisen niet in tegen de functies, plichten en doelstelling van het museum.

Het Bonnefanten houdt zich ten volle aan bepalingen van internationale, regionale, nationale of lokale wetgeving en verdragen. Bovendien houdt de directie zich aan wettelijke verplichtingen en aan andere relevante regelgeving met betrekking tot ieder aspect van het museum, zijn collecties en activiteiten. Ook is er oog voor het gedrag van het publiek en het veilig houden van de collectie en de afzonderlijke werken. Het museum heeft een calamiteitenplan en gaat serieus om met risicoanalyse en -management. Bovenaan staat het veilig houden en ontwikkelen van de collectie voor nu en toekomstige generaties.